Аренда офиса в бизнес-центре: выбор помещения

Правильный выбор офиса играет важную роль в стабильности бизнеса компании. Выгода от аренды должна полностью покрывать затраты на содержание помещения. Чтобы не разочароваться в офисе, снятом в аренду, необходимо на начальном этапе получить ответы на ряд вопросов.

• Назначение офиса. Оно может быть различным и выбор помещения должен соответствовать его функциям. Их определение является первоочередной задачей. Наиболее частое назначение: размещение персонала для постоянной работы с клиентами, руководства или различных служб поддержки, проведение переговоров и мероприятий компании, получение юридического адреса. Обычно офис должен совмещать все или несколько вышеперечисленных задач.
• Местоположение. Выбор расположения офиса определяется его назначением. Для постоянного размещения сотрудников, работающих с клиентами, необходим офис с отличной транспортной доступностью в центре города или в деловом районе. Например, в Северной столице отлично подойдет аренда офиса в Московском районе Санкт-Петербурга в деловой зоне «Пулково». Для проведения переговоров и мероприятий критерии аналогичны. Для служб поддержки достаточны удобство помещения и хорошая доступность рабочего места. Для руководства компании важна престижность офиса. Расположение офиса для получения юридического адреса зависит от района выбранного ИФНС.
• Стоимость аренды. Ставка аренды сильно зависит от местонахождения офиса. Она наиболее высока в центре города с развитой транспортной инфраструктурой. Цена квадратного метра небольшого помещения превосходит стоимость квадрата большого при прочих равных условиях. На цену влияет состояние ремонта офиса, его техническое оснащение, инфраструктура и наличие дополнительных услуг. При съеме помещений на длительный срок арендодатели могут сделать скидку на арендную ставку.

После уяснения назначения офиса, выбора его местоположения и оценки финансовых возможностей компании необходимо уделить внимание состоянию помещений, инфраструктуре и техническому оснащению возможных вариантов аренды офиса в БЦ. Понять необходимость дополнительных услуг, обсудить условия аренды.

Арендатор может снять офис с готовым ремонтом или сделать его «под себя». При съеме готового офиса особое внимание следует уделить:

• качеству внутренней отделки стен, потолков и, пола;
• внешнему виду и исправности окон и дверей;
• надлежащему освещению и исправности электрических розеток;
• бесперебойному функционированию систем отопления, водоснабжения, вентиляции и кондиционирования;
• наличию систем противопожарной безопасности;
• соответствию технического оснащения назначению офиса.

Необходимо наличие инфраструктуры и определенных удобств для работающих сотрудников. В минимальный список входят:

• транспортная доступность или наличие развозки, возможность парковки личных автомобилей;
• столовая или кафе в здании арендуемого офиса, наличие рядом с ним предприятий общепита и супермаркетов;
• наличие в шаговой доступности банкоматов или отделений банков.

 

Арендодатели могут предложить ряд дополнительных услуг. Они могут осуществляться за дополнительную оплату или входить в стоимость аренды офиса в бизнес-центре. Условия оплаты должны быть прописаны в договоре. Как правило, в перечень дополнительных услуг входят:

• охрана офиса и видеонаблюдение, организация пропускной системы;
• уборка помещений и вывоз мусора;
• телефония и Интернет;
• готовая меблировка помещений;
• предоставления оборудования для различных мероприятий.

Во избежание возможных сложностей при взаимодействии с собственниками помещения арендатору рекомендовано тщательно изучить заключаемый договор, разобрать с юристом все пункты контракта. Обратить особое внимание на штрафные санкции при задержке оплаты и условия досрочного расторжения договора аренды.